Office-Assistenz

Für unseren Standort in München suchen wir gerne auch in Teilzeit eine versierte Office-Assistenz / Empfangssekretär/in 

Das sind wir:
Seit über 50 Jahren erschaffen wir als eines der führenden Architekturbüros im Bereich Gesundheit, Forschung und Lehre gestalterisch hochwertige und funktionale Räume. Rund 320 Mitarbeiter an sieben Standorten deutschlandweit planen und realisieren mit Leidenschaft und hohem Anspruch Gebäude – von der ersten Idee bis zur feierlichen Schlüsselübergabe. Unser kleines, aber hoch motiviertes Team am Standort München arbeitet im Herzen Schwabings an spannenden Aufgaben und fokussiert sich auf die Weiterentwicklung des Bereiches Forschung und Lehre. Wir denken global und handeln lokal: Wir sind ein Tochterunternehmen der HDR Inc., einem Marktführer im Gesundheitspflege-, Wissenschafts- und Technologiedesign mit weltweit über 10.000 Mitarbeitern.

Das sind die Aufgaben:

  • Sie unterstützen den Standortleiter bei administrativen Aufgaben und arbeiten ihm bei akquisitorischen Projekten unterstützend zu.
  • Sie stehen dem Team in der Korrespondenz, Kommunikation und Dokumentation zur Seite, besetzen unseren Empfang und betreuen die Telefonzentrale.
  • Sie sind verantwortlich für die Bestellung von Büromaterial, die Kontierung von Eingangsrechnungen und die Organisation und Buchung von Geschäftsreisen und Veranstaltungen.
  • Darüber hinaus bereiten Sie Besprechungen vor und empfangen unsere Besucher.

Das sind Sie:
Sie sind das, was man unter einem Organisationstalent versteht: Strukturiert, verbindlich und vorausdenkend behalten Sie den Überblick über alle im Sekretariat anfallenden Aufgaben. Sie arbeiten präzise und souverän, sind sehr dienstleistungsorientiert und verfügen über ein sicheres und offenes Auftreten. Darüber hinaus bringen Sie folgende fachlichen Kompetenzen mit:

  • Ihre administrative, kommunikative, kaufmännische (oder vergleichbare) Ausbildung haben Sie erfolgreich abgeschlossen und konnten im Anschluss bereits Berufserfahrung in einer Assistenz sammeln.
  • Dementsprechend sind Sie versiert im Umgang mit Word, Excel und PowerPoint, verfügen auch über Erfahrung mit Layout- und Bildbearbeitungsprogrammen und idealerweise auch mit kaufmännischer Software (Oracle/SAP).
  • Die deutsche Sprache beherrschen Sie sicher in Wort und Schrift, Englischkenntnisse sind wünschenswert.

Das sind die Perspektiven:

  • Wir bieten Ihnen viel Gestaltungsspielraum innerhalb Ihres Aufgabenfeldes und ermöglichen Ihnen bei Interesse und entsprechender Neigung spannende Einblicke an der Schnittstelle zwischen klassischer Assistenz- und Sekretariatsarbeit sowie marketingnahen Akquisitionsaufgaben.
  • Bei uns erwarten Sie eine offene und kollegiale Atmosphäre, flexible Arbeitszeitregelungen, eine langfristige Perspektive und attraktive Bedingungen.

Haben Sie sich wiedererkannt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!

Bitte senden Sie Ihre aussagekräftigen Unterlagen per E-Mail an recruiting [at] hdrinc.com.